当前乡镇档案管理的问题与对策(二)

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当前乡镇档案管理的问题与对策(二)

　　2、通过一定的制度和手续，提供档案外借，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等。
　　3、根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，提供档案利用率。
　　4、利用所藏档案中的有关记载和资料，对申请者提供核实某种事实的书面证据。
　　5、以档案为依据，文秘和档案人员对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务。
　　6、将档案目录印制成册，分发到有关部门，以交流信息。
　　7、举办档案展览，充分发挥档案的作用。
乡镇负责档案工作的实体机构的职能和任务。乡镇作为一级政权组织，档案工作应当拥有两种职能，即对全乡镇档案事业的行政管理和乡镇机关的档案管理。主要任务：一是档案收集、保管、利用职能。整合档案资源，变档案分散管理为集中统一管理，将镇党委、政府及所属部门档案集中保管，实现镇档案资源的集约化管理，统一对外提供利用。二是监督指导职能。全面承担起镇党委、政府、镇直属部门及辖区内居委会、行政村等基层单位档案工作的监督指导职责，促进乡镇和农村档案工作健康协调发展。三是已公开现行文件服务职能。负责收集整理各级党委、政府及有关部门与老百姓关系密切的已公开现行文件，向社会和农民群众开放，免费提供查阅服务，让农民了解国家政策和维护自身权益。四是爱国主义教育职能。围绕党委、政府的中心工作，依托档案资源优势，举办各种形式的展览，充分发挥教育阵地的作用，对全镇干部群众进行爱国主义教育。
二、乡镇档案工作现状分析
（一）乡镇档案工作已经取得了可喜的成绩
1、乡镇机关档案工作。乡镇机关一般在十一届三中全会后至1982年的恢复、整顿期间，都建立健全了档案工作，设置了档案室，清理了积存文件，建立了文书立卷归档制度和档案管理制度，对乡镇机关本身的档案进行了比较有效的管理。
2、农业农村档案工作。全面的乡镇档案工作还应当包括行政村、涉农单位、村民、农村新经济组织等诸多方面，即我们通常所说的农业农村档案工作则开始于上个世纪八十年代中后期的基层建档。当时在一些经济较为发达的地区，基层建档工作尤其是对行政村的档案工作抓得切实有效，建立起了农村档案工作网络。
（二）乡镇档案工作与乡镇各项事业的快速发展还存在着一些不相适应
1、传统的管理体制与现行工作职责不相适应。《档案法》对乡镇人民政府赋予了全方位的档案工作职责，而目前乡镇档案工作的管理体制仍不太健全。一是管理机构不落实，档案室并非是一个工作机构，没有列入政府机构序列，没有专门的人员编制，实质只是一个存放档案的库房；二是人员不适应，各镇档案人员兼职过多，随着行政区划的调整，工作任务大量增加，上级业务部门对档案工作的要求越来越高，群众对档案的需求面越来越广，光靠一名兼职档案人员来完成各项工作任务已不太现实。
2、现行的档案工作模式与行政区划调整后的实际情况不适应。首先是在乡镇一级，近年来各地都在进行行政区划调整。其次是行政村也在进行调整。中心村是农村基本居住单元，也是郊区“三个集中”推进的关键问题，将对分散的自然村适度归并，合理配置公共设施。乡镇行政区划调整后的客观情况需要对现行的档案工作模式实行变革。
3、现行的乡镇档案服务内容、方式与新农村建设的发展和广大农民群众对档案利用的需求不相适应。社会主义新农村建设的内涵非常丰富，与之相适应对档案工作的要求也更高，随着社会主义新农村建设的深入，乡镇档案工作的范围越来越宽。
（三）乡镇档案工作尚不理想的具体表现
1、对档案管理工作认识不足。个别部门、单位领导对档案工作重视程度不够。表现在制度未建立、人员未配备、经费无投入，设备的购置、工作布置与督促检查等方面还有较大差距。档案工作人员责任心不强，工作不主动。
2、档案工作人员业务不熟悉。由于人员变动太频繁，许多单位档案工作人员业务生疏，主要表现在对本单位档案室存放的档案类别、档案数量及档案存放情况均不清楚；对档案政策法规掌握不透彻。有的出现档案整理归档断层现象，档案工作人员变动后，对没有及时收集、整理归档的文件资料，没有做好移接交工作，甚至多年没有整理档案，档案归档不及时、整理不规范。有的乡镇的档案材料长期堆放或捆绑在一起；有的在整理过程中没有进行分类整理。导致许多档案材料遗失。
3、档案存放场所不固定、不集中。由于机构变动、办公场所变迁、办公用房面积小等客观原因，相当部分单位和乡镇没有专门的档案室，有些档案因管理不严格，导致收集不及时、不齐全，整理不及时、不规范，甚至未予整理，出现遗失、流失档案现象。
4、档案收集整理归档不全面。大多数乡镇、单位档案工作人员只负责文书档案的收集、整理、保管工作，忽视了业务、科技、会计等其他门类档案的整理、保管，尤其是重大活动、重点建设等重要、珍贵档案的收集、整理工作没有引起重视。绝大多数工作人员认为档案就是红头文件，忽视了其他材料的归档工作。大多数单位没有收集如声像、照片、电子以及印章、奖牌（杯）等实物或其他载体形式的档案，有的甚至不知道它们是档案。
5、监管、培训指导力度弱。作为上级档案局，由于机构、职能、人员、经费等原因，对下属的档案工作疏于管理，缺乏必要的监督指导等。
面对建设社会主义新农村实践中产生的众多变化，我们应当清醒地认识到新的形势对乡镇档案工作已经提出了新的更高的要求。如果我们不能对这些新的变化及时进行调查研究并提出相应的对策措施，那么就难以使乡镇档案工作有效地服务于社会主义新农村建设。
三、乡镇档案工作的发展对策
（一）积极宣传，提高思想认识，在乡镇树立“档案事业”的思想
1、强化乡镇档案工作是适应我国国情的需要。我国有世界上规模最大的农业、数量最多的农民和历史最悠久的农村。推进社会主义新农村建设，对全局关系重大，对农村影响深远。从我国实际情况出发，乡镇是形成档案的基础，农业农村人员在档案利用者队伍中占有很大比例，尤其是随着民主的进一步深化，我国对民生问题的进一步关注，乡镇档案工作的基础不打扎实将会留下巨大的遗憾。
2、强化乡镇机关档案工作是适应其自身地位与作用的需要。“社会主义新农村建设”档案工作的基础在基层，重点在乡镇，乡镇机关的档案工作占有主体地位，发挥着主体的职能，是“社会主义新农村建设”档案工作的“龙头”，只有发挥主体作用，才能拉动整个“社会主义新农村建设”档案工作。
3、把乡镇档案工作当作一项专门事业来规划和发展。我国的乡镇档案工作经过五十多年的努力，已经取得了较为全面的发展，乡镇机关档案部门的职能早在上个世纪八十年代中后期开展的基层建档起，就已经突破了管理本机关档案的范畴。

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