浅论基层企业单位档案管理现状与改进方向

XCLW123011 浅论基层企业单位档案管理现状与改进方向

一、基层企业单位档案管理的原则与重要性

二、基层企业单位档案管理工作的现状分析

三、基层企业单位档案管理工作的改进方向

内容摘要

基层企业单位档案是国家档案的重要组成部分，它不但真实地记录了基层企业单位的各项工作和各项活动，而且也是基层企业单位日常事务中必不可少的凭证和参考依据。随着单位的不断发展与进步，档案的拥有量和使用量日益增多，基层企业单位必须改变现有的管理体制与手段，以更加规范化、科学化、现代化的管理措施和方式，不断提高基层企业单位档案管理水平和档案质量，更好地服务基层企业单位各项工作。

浅论基层企业单位档案管理现状与改进方向

档案是指过去和现在的国家机构、社会团体组织以及人们从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。而基层企业档案是指基层企业单位在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是企业科技发展的催化剂；是知识形态的生产力；是企业经济效益和社会效益的表现形式；是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。

一、基层企业单位档案管理的原则与重要性

（一）基层企业单位档案管理的原则

1．统一领导，集中管理。基层企业单位内部的档案机构应对本单位的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的档案管理制度，对本单位的全部档案实施综合管理。

2．维护基层企业单位档案的完整与安全。一方面，维护档案的完整，从数量上说，要保证单位档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持单位档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖单位全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。另一方面，维护单位档案的安全，对单位档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防单位档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守单位档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护单位的合法权益。

3．便于单位档案的有效利用。基层企业单位档案的利用，既是基层企业单位档案工作的基本出发点，又是基层企业单位档案工作的最终目的。基层企业单位档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对企业的发展有一定的利用价值。基层企业单位档案的利用贯穿于基层企业单位档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。

（二）基层企业单位档案管理工作的重要性

基层企业单位档案是国家档案的重要组成部分，做好档案工作，发展档案事业，不仅是当前工作的需要，也是维护历史真实面貌的永久需要。无论是从科研、生产还是经营管理等方面，档案都无处不显示出它的宝贵价值：一方面它是科研生产的一个重要组成部分，也是一个重要环节，没有它我们的科研生产过程不能实现闭环管理，就归不了零；另一方面，它是知识产权的重要组成部分，是科研生产的宝贵财富和科技人员的劳动成果。

另外，基层企业单位的档案是在基层企业单位实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证作用。比如：某基层企业单位因土地规划问题与当地地方某企业单位发生纠纷，该单位以某基层企业单位多占他方地皮为由，将某基层企业单位告上法庭。而某基层企业单位因基建档案的缺失，拿不出有力的证据证明该部分地皮本就该属于自己单位，眼看单位就要遭受近百万元的冤枉损失。就在该单位领导及相关部门人员等一筹莫展的时候，该单位档案部门的一位老师傅提出，让相关人员到该单位的上级部门去查一下，看能不能查到最早时期的老土地规划图。一语惊醒梦中人，经过一番查询之后，最终将最原始的一份土地规划图找到了，从而免去了该单位近百万元的经济损失。可见我们档案工作做得好与否，将直接影响到档案的完整性、延续性与基层企业单位的生存和发展。

二、基层企业单位档案管理工作的现状分析

（一）现有的机构设置

目前，大多数基层企业单位对档案机构的设置划分不当，把科技档案同资料、情报、图书、标准化等划为一个部门。文书档案同打字、信访、接待、机要等划为一个部门。前者属技术资料领导，后者为办公室领导。这种机构设置，日常事务性工作十分繁忙，因此在客观上它们各自不可能把档案管理工作放在首位或作为主要工作来抓。另外，由于受市场经济的影响，在岗位与人员比例严重失衡的状态下，少数基层企业单位在档案部门首先实施机构合并，人员精减，致使档案人员人心惶惶，不能安心本职工作，从而使档案管理相关工作的进一步开展受到了阻碍。

（二）现有的人员素质

在现有的档案工作队伍中，有老、中、青三部分人。从年龄结构看趋向老化，这部分人中因长期受计划经济的影响，大多数处于封闭、半封闭状态下工作，因此保守型、保管型、被动型居多，对改革开放的竞争性不相适应。从知识结构看，其中大部分人员是从其它岗位转入档案专业的，虽大多都经过上岗培训或其它途径学过档案专业，但知识老化现象仍然普遍存在。如某基层企业单位具有大学本科学历的档案人员仅有一名，中专学历若干名，其他大多是从其他岗位转来的只有高中或同等学历的人员。

同时，档案管理人员除了要求具备一定的基础知识、基本技能、管理能力等基本能力外，还应始终保持政治上的坚定性。档案人员掌握了整个单位的信息资源，有的是暂未公开的，有的是保密的，更多的是最新的文件精神。如果没有坚定的政治性，在物欲横流的社会里，很容易因一点点蝇头小利而丧失了自己的政治立场，从而导致悔恨终身。因此，档案人员必须从思想上、政治上、行动上自觉与党中央保持高度一致，能够站在大局的高度想问题、办事情，自觉维护单位的团结和荣誉，不折不扣地贯彻执行各级领导的工作部署，使自己的一切言行与党的基本理论、基本路线和方针政策相符合，与单位的各项规章及要求相一致。

（三）现在的档案管理手段

首先，在目前的档案管理工作过程中，由于受人员素质和档案资源配备的条件影响，档案管理人员无论从接收，登记、传阅、收集、整理、检档、借阅等周而复始的工作，都只能是进行手工操作。在这种管理方式下，档案人员就必须熟悉档案，利用者也必须知道所需利用的档案年代号、文件编号，否则查找起来会十分不便，甚至会有查不到的情况发生。对于那些干的时间长、经验丰富的老同志，人工进行档案管理相对来说好一些；对于那些刚接触档案不久，经验不足的同志，管理起来则处处显得紧张、慌乱，且无可奈何。这种落后的管理手段，因其速度之慢、效率之低已逐渐与日益发展的生产不相适应了。因此，配备相应的现代化管理设施及科学的管理手段，从而高质量、高效率、高水平、高速度地做好档案管理的相关工作是必不可少的。

其次，档案库房设置不合理。有些在阴暗、潮湿或高温、阳光直照的环境下进行储存、管理，致使多年后，部分档案因高温、潮湿、遭鼠、遇虫而使档案变黄、变脆、霉烂、缺少而体无完肤，从而使档案保证不了其齐全性和完整性。因此，档案库房的合理设置，档案柜、架的合理安排也是确保档案安全性与完整性的必要条件。所以，基层企业单位领导必须高度重视，不能总是抱着等、靠、要的思想，要抓住机遇，充分发动各有关部门出主意，想办法，在尽可能的条件下改善档案资源，总体原则是逐年改善，逐渐改善，重点改善，共同努力。

第三，由于利益的驱动，致使档案资源频频流失。为了保护档案资源，基层企业单位档案部门的管理方法就是利用经济手段。比如：借一本资料，十分重要的要交押金一百元、一千元，甚至一万元。用完后，退还押金。当然，经济手段只是一个方面，我们还要大力宣传各种档案制度及相关的法律法规，宣传不够执行起来困难就更大，对于那些不爱护档案的、丢失档案的或造成档案失（泄）密事件发生的，要严格按照法律法规来强行制约与处理。

（四）现有的档案管理体制

现有的档案管理体制存在着三大缺陷：第一，缺乏科学、合理、集中的统一管理。文书档案归办公室管理，人事档案归劳资部门管理，技术档案归技术部门管理等等，而所制定的规章制度也是各部门制订各部门的，没有一个集中、统一的管理制度，且有时因查找档案问题还会出现推诿、扯皮现象；第二，因现有档案部门从属于另一个部门，所以档案工作的形成是管理型的，档案工作者是保管型的，而不是参与型的；第三，受现有体制的影响，档案工作在客观上不能提到单位的重要议事日程上来，致使档案的部分工作没能得到正常开展。

三、基层企业单位档案管理工作的改进方向

（一）提高档案意识，深化“依法治档”

1.提高档案意识

所谓档案意识，就是人们头脑中对档案事业的反映。其内涵至少应包括：对档案的认识；对档案事业的理解；对档案资源的利用和对档案制度的遵循。要提高全员的档案意识就必须加强档案的宣传工作。档案意识的高低，从质上看取决于各类人员对档案和档案工作认识的程度。这要求档案部门必须系统、全面地宣传档案和档案工作的各个方面，包括档案基本知识、档案的作用、档案的法律法规、档案的收集、管理与提供利用等。档案来源于企业，又服务于企业，因而提高和加强企业单位各类人员的档案意识是必不可少的首要环节。

但是，宣传不能千篇一律，面对不同的对象要选择相应的内容，因人而异，有针对性地宣传。如果对象是领导，就要多宣传，并打造档案管理亮点，从而让领导重视立档，学会用档，议程有档；如果是档案专业人员，则要进行全面、系统地学习和培训，从而使档案专业管理人员在档言档，唯档是瞻；对于普遍员工，就要宣传他们在档案工作方面的权利和义务，从而使他们知法、守法、依法、不违法。

2.深化“依法治档”

依法治档的根本法就是《档案法》。《档案法》是我国社会主义法制建设的组成部分，是我国档案工作的总法律，是建设我国社会主义事业的法律依据，是改革和发展档案事业的保障。因此，档案工作必须遵循《档案法》。从而维护法律的尊严，坚持贯彻档案法，深化依法治档。

当前，在基层企业单位档案工作中首先应坚持以下几点：一是坚持集中统一管理，这是新中国成立以来档案工作行之有效的成功经验，也是我国档案工作的一大特点；二是坚持档案机构的独立性和厂、所长直接领导原则，以便档案部门充分发挥其职能，富有成效地参与企业管理，保证档案工作的顺利进行；三是坚持《档案法》，依法治档，认真加强档案工作的各项规章制度，确保档案的完整与有效利用。

（二）加强档案队伍建设，提高档案管理水平

1．加强档案队伍建设

留任有用之才，并为他们出成果出人才创造条件：一是引进竟争机制，公平竟争，择优上岗，人尽其才，力尽其用，最大限度地调动他们的积极性和工作热情，充分发挥他们的特长；二是通过各种渠道和各种方式认真搞好专业继续教育，以便提高知识水平和管理技能；三是活跃学术气氛，尽可能地创造条件使他们能有一定的精力从事科技档案工作理论研究和应用研究；四是各级领导要大力投入，如改善档案管理工作条件，理解和关心档案管理人员的疾苦，尊重他们的劳动，切实认识到档案工作具有专业性和实践性的特点，在奖金分配、职称评定、成果申报等工作中应一视同仁，给以公平的待遇。

2．提高档案人员素质

档案管理工作是基层企业单位的一项重要工作。若档案可以说是一个信息储备库，那么档案人员就是信息储备库的保管员。档案人员所从事的工作，是一项清贫而寂寞的工作，但同时又是一项崇高而光荣的工作。

（1）档案管理人员应具备良好的道德素养。要具备默默奉献的精神，从思想上树立正确的世界观、人生观、价值观和权力观，能够正确处理名与利、苦与乐、得与失的关系。不断校正人生坐标，讲道德，讲廉耻，讲荣辱，严于律已，率先垂范。时时自重、自省、自警、自励。不但自己做个品德高尚的人，还要去感化别人，从一点一滴做起。一方面，严于律己。正确对待名和利，服从组织安排，不闹个人意气，在大是大非面前站稳立场，不与歪风邪气同流合污，充分体现档案人员优秀的品质。另一方面，胸怀坦荡。不计较个人恩怨，不计较私仇，对同志不抱成见，有肚量，容得人。境界有多高，事业就有多大！境界要高，心胸要宽，心态要平，作风要实，能力要强，方法要多。要看淡个人名利，看重肩上的责任，踏踏实实，勤勤恳恳，坚韧不拔，持之以恒的做好档案管理工作。

（2）档案管理人员应忠诚自己的事业。要有强烈的事业心和高度的责任感。档案管理工作没有台前的辉煌，只有幕后的艰辛；没有显赫的名位，只有无私的奉献。档案管理人员所从事的工作与其他业务部门相比，好比一个是“苦行僧”，一个是“皇帝”。 “苦行僧”要修炼，要化缘，要施舍。而“皇帝”呢？相对“苦行僧”来说，简直是天上人间！如果没有对档案事业的热爱，没有那份对事业的执着，我们当不了“苦行僧”，个个都想做“皇帝”那份工作，就有辱于我们所从事的崇高的档案事业！正确地认识档案工作地位的特殊性、岗位重要、责任重大、使命光荣，把工作当成生命的一种状态，把工作当作进步的阶梯，把工作当做实现自身价值的需要，要全身心地投入自己为之奋斗的事业和人生。

（3）档案管理人员要有高度的责任感。档案工作是最平凡的工作，同时又是最光荣的工作，它记录了基层企业单位的历史变迁的全部过程。而我们的档案管理人员就是历史的记录员，责任是多么的神圣！认识到档案工作的重要性，我们就要有那种对历史负责的使命感。因此，档案管理人员要用心去想、用心去做，每件事都要想想怎样才能做到位，还有哪里不到位，有没有可能更到位。用心去比，用心去问，今天的工作有没有到位，今天的工作和服务到位在何处，没有到位的地方在哪里，我明天是否还能到位。档案管理人员要用心去把工作当事业来做，激励自己干工作时不断改进，不断完善，不断提高，做到精益求精，力求优质高效。

（4）档案管理人员要有较高的学习能力。随着社会的发展和科技的进步，特别是市场经济的冲击，档案管理工作出现了许多新情况，新问题。所以塑造学习型的档案管理人员，是基层企业单位面临眼下这个时代的迫切需要。技术是行业中的硬件，没有先进的技术，就好比火箭没有燃料，想在太空遨游是不可能的。而观念、知识等不是一朝一夕就改变得了的，要有积累的过程。因为只有“量变”才能实现“质变”。所以，我们的档案管理人员要高度认识、科学分析新形势下的新特点，增强学习的紧迫感，在实践中不断地摸索经验、寻求对策，认真研究新问题。不断地自我充电，保持稳定的“电压”，才能跟上时代发展的高速列车，才能从容应对我们已见过和未见过的东西，也才能不至于出现力不从心，眼到手不到的尴尬局面。我们的档案管理人员可以做个平凡人，但是决不能做个平庸人。因此，牢固树立“学以立德，学以增才，学以致用”的理念，不断提高政策理论水平，不断更新知识结构，不断开阔眼界胸襟，努力成为服务基层企业单位发展的行家里手。

（5）档案管理人员要具有创新意识。创新是档案事业发展的必然要求，创新是工作向前发展的直接推动力。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想，破除因循守旧观念；要与时俱进，树立大服务理念，要摆正位置。所以，在面临知识经济的今天，我们的档案管理人员一定要学习与创新同步，要善于发现新事物，研究新问题、新办法。开创性地工作，以新思维对待新情况，以新思路和新对策解决出现的新问题，努力把档案管理工作提高到一个新的水平。与此同时，我们的档案管理人员一定要切记：创新管理工作不是凭空想象，绝对不能脱离实际，学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，一切都要从实际出发。

（三）加强档案管理工作的现代化进程

当代档案管理正以传统管理逐步向科学管理、现代化管理转变。社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。虽然，我们目前面临着电子档案相对较少，但随着人们节能意识的逐步增强，无纸化办公的继续深入持久地开展下去，将会出现越来越多的电子文件及电子档案。

因此，加强档案管理工作的现代化进程，一方面可以使档案信息超越时空的限制，进一步扩大利用范围，更好地为基层企业单位的各项生产经营服好务；另一方面，还能对强化基层企业单位档案管理技能、增加档案工作活力，提升自我地位，推动档案工作的改革与发展起着重要的作用。

参考文献

1．周孟良：《浅议企业档案工作的问题与对策》，《档案管理》，2006年第3期。

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